现在职工办理退休时，有相当一部分人事资料数据的核定必须依靠原始纸质档案。因为在用电脑办公之前，人们的人事档案都是手工纸质记录的。所以在办理退休时，涉及到那段时间的资料数据就全记录在人事档案里面。当然对这时间相关数据的审核与确认也需要用到人事档案。总之人事档是对实行网络联网办公之前的社保人事资料和数据进行查验的有力佐证，非常重要，不能缺失。
职工办理退休要提供档案的原因办理退休要用到人事档案的原因，概括的说，就是查证员工工作年限、社保缴费时间、核定特殊工种工龄，核定特殊人员工龄与退休后可享受的特殊待遇等。这对于正确办理退休与核定养老金待遇，有着重要的作用。
那么职工办理退休要用到档案的具体原因有哪些呢?或者换句话说，职工办理退休需要用档案来做些什么?主要有以下用途：
1.核定真实年龄
由于在以前都是手工记录人事档案，各单位规定与管理不同，整体来看，比较混乱，存在一些不真实的因素，因此现在办理退休需要用之前的原始人事档案进行核对与校验，按照现行的做法，如果原始档案上记录的出生年月与本人身份证不一致，那么办理机关会按照原始档案上记录的出生年月为准。
例如：某人办理退休时，原始档案上记录的出生年月为1963年7月，但是他的身份证上出生年月却是1961年7月，身份证上的年龄大了两岁，办理退休的机关单位只会按照档案上的1963年7月来确认他的出生时间。那么算是否到退休年龄就按这个时间起点计算。若未达退体就不能办理。
2.确定特殊工种与工龄
办理退休时，有些特殊工种需要确认，不能只凭当事人提供的口述材料或第三方提供的书面材料办理。特殊工种包括：高空、井下、高温作业，也包括繁重体力作业、电焊、喷漆等有身体健康的作业。
另外特殊工种的职工，退休年龄与普通职工退休不一样。特殊工种男满55岁，女满45岁可以办理退休。
属于机关单位或国家干部的，退休年龄是男满60岁，女满55岁，干部的确定有干部档案资料。
3.确定参加工作时间
每个人的参加工作时间是不一样的，现在人工作都有电脑记录或网络办公平台有登记。然而对于八几年或九几年时，绝大多数企业还没有普及电脑办公。所以参加工作的时间是无法从网络办公平台得到求证的。只能通过原始入职资料来确定。当其它资料上参加工作时间与原始人事档案上记录不一致时，办理机关仍然按照原始人事档案记录工作时间为准。用以确定工作年限与视同社保缴费年限。
另外，对早些年知识青年下乡、参军入伍等时间也视为参加工作，可以确定为工作时间。这些也是要通过查询原始档案记录来确定的。
4.确定缴费年限
确定社保视同缴费年限，要根据企业单位给员工做的原始档案记录来查询，员工是什么时候参加工作，什么时候开始以企业职工名义参加社保。因为在1992年之前参加工作的朋友，工作年限要视为视同缴费年限。这部分时间的社保由国家承担。在计算退休养老金时涉及到一个“过渡性养老金“待遇，就是完全依据视同缴费年限来计算的。
5.认定审核特殊待遇
一些有高级职称的职工，是否符合国家有关享受特殊退休待遇的规定，要通过纸质档案有关记录来确定。
比如，获得省级、部级、国家级突出贡献奖，杰出人才奖，五一劳动奖，全国劳动模范，享受特殊政府津贴等职工，要根据档案记录增加退休养老金待遇。
6.确定退休时间
根据以上对出生年月、参加工作时间、以及一些特殊工作时间，比如说参军入伍和知青下乡时间的逐个确认，最终就可以确定职工应当在什么时间达到退休年龄，可以办理退休。
7.确定退休待遇
职工退休养老金待遇包括三部分：基础养老金、个人账户养老金、过渡性养老金。其中过渡性养老金是按照视同缴费年限计算的。
其公式是：
过渡性养老金=基础养老金计算基数*(视同缴费年限+折算年限)*1.4%
职工办理退休要用到哪些人事档案职工办理退休要用到的人事档案一般包括以下种类：
1.核定出生年月：入职登记表、入学资料、身份证、员工花名册、学历证明
2.核定参加工作时间：入职登记表，员工花名册，转正定级资料、工作调动申请表
3.核定参军时间：参军入伍登记表、军人转业复员表
4.核定干部身份：干部任免文件，干部工资定级表
5.核定知青下乡时间：知青登记表
6.核定残疾人：残疾人等级评定审批表
7.核定视同缴费年限：企业员工社保缴纳登记表，员工花名册
8.核定特殊工种：职称证，评定审批表
9.特殊待遇：劳模证、突出贡献奖证书、其它证明材料
10.独生子女费：独生子女证
职工办理退休的程序职工办理退休的程序一般包括：准备相关材料、人社局办理申请退休、社保局办理养老金与医保等。
如果不太清楚办理的程序、以及要准备哪些资料，可以先去服务中心咨询清楚再准备。
需要档案审查的内容需要档案审查的内容主要包括：
出生时间、参加工作时间、视同缴费年限、特殊工种认定、享受特殊待遇认定、特殊人群工作年限认定，社保缴费年限与初保参保确定、干部身份确定、特殊人才或高级人才确定，残疾人认定、独生子女认定等
档案审查的必要性由于在上世纪，人们工作全是手工记录，没有电脑，直到2000年才开始在企业办公中慢慢普及。社保管理网络操作系统是2006年以后才逐渐完善的。因此，对于目前或近几年办理员工退休时，都主要是60年代的人和70年代初的人。这部分人都有在上世纪80年代和90年代工作的记录，因此，要查询一些相关资料，对他们工龄、年龄、社保缴费年限等很多资料要进行审核和确定。不然，是无法办理退休的。
因此，当前办理员工退休是必须要审查档案的。也只能通过档案才能审定有关办理退休的数据。正确确定职工的退休养老金待遇。